Метод организации для крупных проектов

Советы по организации для манга-команды
Всем привет. Кто не знает, я глава команды Paranoi-team. Занимаюсь сканлейтом довольно давно, может быть не так профессионально, как многие, но тоже кое-что умею.
Желание осветить некоторые вопросы сканлейта возникла из-за философствований Lain и технических новшеств в переводе манги от FRAIDJELL.
Данный пост может пригодится лидерам больших сканлейтерских команд. Я расскажу о своём методе организации работы по руководству команды. Может быть кому-то он пригодится.
Начну с мелочей. Как обычно создаётся команда? Несколько лиц объединяется для того, чтобы заниматься совместным переводом манги. Когда в команде несколько человек, один проект и каждый отвечает за свою часть работы, то всё хорошо. Чем крупнее команда, тем управление становится сложнее. Например, в команде добавляется два проекта, всего пять человек. Кто-то из участников работает на разных проектах с разной периодичностью, кто-то из участников спустя пару глав уходит. Всё это путает. Если регулярно общаться со всеми участниками за всем можно уследить. Если же погружаться в дела команды время от времени — легко запутаться.
Я занимаюсь сканлейтом уже несколько лет и в разное время дела были то лучше, то хуже. Начинал я как одиночка-эдитор. Максимальное единовременное количество людей было около 30 (наверно). Вообще вся эта система имеет отношения к большим команда и большим проектам, в которых высокая текучка кадров.
Первая причина из-за которой мне понадобилась некоторая система организации — это то, что я начал забывать кто какие задания делал и кому, какие задания раздал. Для решения этой проблемы достаточно было отмечать всё на файлах/архивах + делать пометки о будущих заданиях или же, если участники ответственные, они сами должны не забывать ставить пометки на файлах. Если этого не делать, приходится в моменты забывчивости искать в истории переписки, что ты кому дал. В сегодняшних реалиях это не очень удобно, потому что средств для общения нынче много — ВК, FB, почта, скайп, ICQ и прочее.
Простая запись в «Блокноте»
Но рано или поздно эти методы тоже становятся не эффективными. Как у меня наступил этот момент? Когда я понял, что проект не развивается, новых людей нет, а старички постепенно уходят, то решил начать массовый рекрутинг. Я разослал о-о-огромное количество спам-писем с предложением о вступлении в команду или сотрудничестве. И наудивление откликнулось большое количество людей. С таким потоком было сложно справиться и к тому же все потенциальные кадры надо было проверить. Лучшая проверка боем, и поэтому я сразу же всем раздал небольшие задания, результат которых в последствии можно будет использовать в релизах. Можно было продолжать тот список, который я вёл в блокноте, и где отмечал активные задания, но это уже было не удобно. И я решил создать простую и понятную таблицу в экселе.
Простая таблица в «Excel»
Таблицы более информативны и визуально понятны. Сделав для каждого проекта определённую типовую форму с необходимыми полями и графами, вы в дальнейшем просто её копируете. Даная таблица была создана для манги «RIN» Гарольда Сакуиси, в томе 3 главы, главы по 60+ страниц. Первые 4 столбца понятны всем. Зачем нужны «Эдит 1» и «Эдит 2»? В главе больше 60 страниц, чистим мы полностью с максимальным количеством звуков. Не много эдиторов могут осилить такой объём работы и не растерять энтузиазм. Поэтому я решил, что логичнее будет делить главы по полам. В разделении столбца «Тайп» был немного другой смысл. Если разных ретушёров сложно отличить при чтении манги, то тайперов вполне реально. Ведь часто у них различаются стили и привычки, за всем уследить не возможно. В данном примере «Тайп 1» значит, либо тайпсет только текста (без звука), либо тайпсет всей главы. «Тайп 2» означает тайп звуков.
Можно заметить, что подобный вариант записи гораздо проще, чем вариант в блокноте. Это мы рассмотрели перевод всего 2 томов. На следующим изображении записи о работе с 1 по 7 тома, включающие и активные задания.
Таблица с активными заданиями
В момент написания данной статьи наша команда выпустила седьмую главу. Как можете заметить, ниже седьмой идут различные цветовые пометки.
Жёлтый — активное задание.
Серый — тест у нового человека в команде или по этой главе происходит обучение неопытного человека.
Зелёный — глава готова к вычитке.
Видите разрозненность пометок? В нашей команде применяется метод работы, когда задания раздаются не последовательно. Как я говорил выше, иногда в команде было большое количество опытных людей, а иногда были только новички. С таким объёмом людей сложно справиться и ещё сложнее всем подобрать срочную работу. И поэтому одному человеку давалась ближайшая глава, другому через одну-две, третьему давался следующий том, и так далее. У этого метода есть и плюсы, и минусы. Плюс — используется максимальное количество кадров. Минус — страдает качество перевода и стиль, так как переводчики вынуждены чередоваться и качество перевода может скакать в зависимости от человека. Эти проблемы решаются за счёт а) качественного редктора б) разбивкой заданий на большие части (первый переводчик делает 5 глав, второй переводчик следующие 5 глав). Это в основном касается больших проектов.
При такой системе вы меньше зависите от одного конкретного человека. Например, представьте, что переводчик «А» делает 5 главу, а переводчик «Б» делает не 6, а 10. Переводчик «Б», неожиданно пишет вам, что он уходит, а вас это не пугает, потому что его глава вам понадобится ещё не скоро. Если же уйдёт переводчик «А», вас тоже это не сильно смутит, потому что у вас на проекте было несколько активных кадров, которые были знакомы с мангой и вовлечены в процесс. Вы можете форсировать события и меньше зависите от ухода того или иного человека.
Вернёмся к таблице. Если посмотреть на неё, можно за пару секунд выделить ближайшее актуальное задание, те участки, где будут трудности, и те, которые почти готовы.
Например, не очень всё радужно в 8 главе на стадии «Тайп 1». Этот человек новичок, если его обучение сильно затянется, то очевидно и затянется весь релиз. Так же могут проблемы возникнуть с 11 главой. Там всё на стадии корректуры. А после неё ещё и тайп. Всё это напоминает пазл, который вы наполовину собрали. Вы смотрите на него сверху и можете легко сказать, какой детали не хватает в том или ином месте. Это крайне удобно и экономит время. Вам не нужно постоянно думать о том, что вы кому дали. Достаточно открыть таблицу и сразу всё понятно. Это очень подходит занятым людям, которые не хотят много тратить время на сканлейт, но не хотят его бросать.
Расширим ещё немного функционал, который мы можем использовать.

Сейчас я использую таблицы от Google, до этого были онлайн Excel от Windows, а до этого оффлайн версия. У онлайн сервисов есть 2 огромных преимущества: 1) вы можете давать доступ другим тим-лидерам или старшим по проектам и 2) доступ возможен с разных устройств. Банальный пример, вы будете иметь доступ к таблице и с домашнего компьютера, и с рабочего. К тому же, вы сможете зайти и внесьти какие-то правки или отметить задание со смартфона. Я часто пользуюсь этим. Например, уехал куда-нибудь загород и мне приходит несколько сообщений от разных людей «Я перевёл главу, что дальше делать?», «Привет, я хотел бы попробовать тестовое задание», «Привет, я ухожу из команды». А у вас не будет доступа к компьютеру несколько дней. Вы заходите со смартфона — отправляете файл с переводом на редактуру, даёте переводчику то задание откуда парень ушёл, и приписываете новичка к какой-нибудь главе. Отмечаете всё и выкидываете из головы это до следующего раза, когда засядете за сканлейт. Вы не теряете времени и в этот момент люди, вместо того, что ждать вас пару дней, спокойно делают задания. Вы же не забываете ничего и не путаетесь.
Теперь рассмотрим систему, если в команде несколько лидеров или на некоторых проектах есть ответственные лица. В онлайн-сервисах есть возможность комментирования (H15). Вы пишете своё сообщение, коллегам приходит уведомление, они отвечают при необходимости. Так же можно привязать первую строчку и оставить на ней какое-нибудь сообщение, которое всегда будет висеть на видном месте.
Комментарии в таблице
Вы можете снизу заметить несколько страниц. Я каждый крупный проект заношу на отдельную страницу, чтобы потом не нужно было пол часа скроллить одну общую. Короткие проекты я размещаю по две штуки на страницу.
Так же командам, в которых много медленных участников, можно посоветовать отмечать даты, когда задание было дано. И взять за правило тормошить человека через неделю (или другой фиксированный срок). Достаточно указать дату в комментарии или в соседней ячейке. Позже, когда вы откроете таблицу и наткнётся на это дату, вы сможете прикинуть пора ли ругаться на медленного эдитора или можно дать ему ещё немножко времени.

Как я ещё использую таблицы?
— Систематизация голосований.
Как-то я проводил голосование в команде за будущие проекты. В таблицах удобно сохранять результаты, вести подсчёт. А потом вы можете сохранить всю эту информацию до следующего выбора проекта, чтобы знать кто из переводчиков готов взять тот или иной проект, и кто из эдиторов его поддержит. Я так прикидывал количество рабочих рук на конкретных будущих проектах, и вероятность того, что проект не зависнит в первые пол года.
— Анкеты.
Как-то, когда количество новичков было очень велико и половины я толком не знал, я делал анкетирования. Составил форму, где просил указать контакты, личные данные, любимые проекты, жанры, опыт в команде и в сканлейте. Мне это так же помогло решить ещё одну проблему. Часто новички пишут, что хотят заниматься каким-то конкретным проектом, а спустя время я их перекидывал на другой более актуальный. Анкеты помогли разобраться кто занимается своим проектом, а кто тем, который я навязал.
— Единый список всех участников.
У меня есть отдельная таблица, где записаны все участники, которые работали в команде за последние пару лет. Таблица состоит из 3 больших колонок — «Активные», «Времено ушли», «Ушли совсем или не отвечают». Каждая из них разделена ещё на несколько колонок — ник, контакты (скайп, почта, ВК), навыки (тайп, эдит, перевод) и иногда краткий комментарий («Хорошо тайпит звуки» или «Не правильно оформляет скрипт»). Для чего это нужно?
1) Чтобы не потерять контакты активных участников;
2) Чтобы в случае кадровых проблем в команде, можно было сделать рассылку старым участникам, которые ушли временно или ушли на совсем. Практика показывает, что частенько несколько человек на некоторое время возвращаются.

Ещё небольшие совет по организации:
— Если у вас большое количество людей, постарайтесь сделать единый склад файлов. Это может быть файлообменик, гугл документы, ссылки в форуме, общая группа в соц сети. Для чего это нужно? Если вы находитесь не за своим домашнем компьютером, где находятся все файлы, проблематично будет оперативно дать задание свободного человеку. И поэтому полезно бывает, когда все файлы хранятся в облаке или на каком-то ресурсы. Мы используем стенку в рабочей группе в ВК.
— Постарайтесь формировать рабочие группы или конвейер. Рабочие группы — это группа участников, которые полностью занимаются конкретным проектом и предоставляют только готовый результат. Это некая мини-команда в рамках большой команды. Если у вас много участников, это очень удобно. Главная проблема, найти ответственного члена, который был бы старшим, отвечал за все косяки и контролировал работу. Конвейер — это метод, при котором каждый человек делает определённую работу и передаёт её результат следующему участнику, пока общая работа не будет завершена. Звучит это очень легко, но в нашей команде такое реализовать так и не получилось. У нас сложилось так, что все участники знакомы со мной и работают со мной, но между собой контактируют в значительной меньшей степени. Из-за этого все задания, проходят не по конвейеру, а через меня, что не очень эффективно.
— Уделите внимание общению между участниками. Из-за того, что люди мало общаются между собой или вообще не общаются сложно наладить совместную работу. Так же из-за этого выходит и другая серьёзная проблема. Люди постепенно теряют интерес к сканлейту. Если же сделать хорошую площадку для общения (форум, ВК, общий чат в скайпе), то участники сдружатся и у них будет меньше желание бросить данное хобби. К сожалению у Paranoi такое тоже не очень прижилось. Я думаю, это из-за того, что участники преимущественно старше 23 (у всех работа, у кого-то семья), да и мангу мы делаем в жанре сейнен ( предполагает взрослых читателей, которым не особо хочется писать комменты и спамить с вопросами «Эй, бро, когда глава, ёпт?»)

Надеюсь, данные советы кому-то помогут и может быть сделают работу более удобной и эффективной. Я говорил с Lain. И она обещала написать ещё пару сугубо профессиональных статей по теме. Если заинтересовались, ждите.
Так же, пожалуйста, напишите если у кого-то есть интересные советы или методы по работе команды. Будет очень любопытно узнать как обстоит организация в других больших и маленьких тимах. Если у кого-то появились вопросы, я с радостью отвечу.
0 комментариев
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.